Comment bien gérer le quittancement ?
Lorsque vous louer votre appartement, vous recevez un loyer de la part de votre locataire. La quittance de loyer sert à justifier le paiement de ce dernier, mais sa délivrance n’est pas systématique. Quand doit-elle être délivrée ? Quelles sont les mentions obligatoires ? OQORO répond à toutes vos questions.
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
Une quittance de loyer est un document officiel qui est transmise par vos soins à votre locataire afin d’attester qu’il a bien réglé son terme. Il faut donc que le locataire soit effectivement à jour du paiement de ses loyers et des charges.
Bon à savoir : Ne confondez pas la quittance avec l’appel de loyer ou l’avis d’échéance qui sert à demander le paiement au locataire et est donc envoyée avant le règlement. La quittance est produite après le règlement.
La quittance de loyer n’est pas compliquée à rédiger, mais elle doit faire apparaître certaines mentions obligatoires :
les coordonnées complètes du locataire ;
vos coordonnées complètes en tant que bailleur ;
la période concernée par le règlement effectué ;
la date de règlement par le locataire ;
le montant total des sommes versées en séparant le loyer et les charges ;
le détail des charges (s’il s’agit d’une provision, d’un forfait, d’une régularisation…).
Les montants doivent être rédigés en chiffres et en lettres.
Si le locataire n’a pas réglé tous ses loyers, vous pouvez préciser le montant restant dû. Dans le cas où il ne vous a versé qu’une partie de la somme, vous lui produirez un reçu de paiement partiel et non une quittance. Enfin, s’il n’a pas du tout payé son loyer, vous êtes évidemment en droit de refuser de produire une quittance.
Est-ce obligatoire de donner une quittance de loyer ?
Selon la loi du 6 juillet 1989, vous n’êtes pas obligé de délivrer une quittance de loyer, sauf si le locataire vous la réclame. Il peut en effet en avoir besoin comme justificatif de domicile pour ses démarches administratives. Ce document permet aussi de bénéficier de l’aide au logement de la Caisse d’allocations familiales.
Le locataire aura également besoin d’une quittance de loyer pour pouvoir louer un nouveau logement (la quittance du dernier loyer est un document exigible dans le cadre du dossier de location). Votre locataire pourra donc vous demander une quittance même une fois qu’il a quitté votre logement : cela lui permettra de prouver à son futur nouveau bailleur qu’il est à jour de ses paiements.
Quand donner la quittance au locataire ?
Comme elle n’est pas obligatoire sauf demande expresse, vous n’avez pas besoin de produire une quittance de loyer chaque mois lorsque vous recevez le règlement. Vous pouvez cependant décider de fournir une quittance de loyer systématiquement. Si vous confiez la gestion locative à une agence, celle-ci prévoit souvent l’envoi de la quittance de loyer.
En revanche, dès lors que le locataire vous demande une quittance, vous avez l’obligation de lui en produire une et ce, gratuitement. Vous n’avez en effet pas le droit de facturer des frais d’envoi par courrier ou des frais de gestion (art. 21 de la loi du 6 juillet 1989). Si le bail comporte une clause faisant supporter des frais relatifs à l’envoi d’une quittance de loyer, cette clause est abusive et considérée comme nulle.
Le locataire devra de préférence demander la quittance de loyer par écrit (courrier ou mail), mais il n’a pas à justifier sa demande. Il peut également réclamer les quittances pour le mois échu, pour tous les mois depuis le début du bail ou une période donnée, en fonction de son besoin. C’est pourquoi il est conseillé de tenir un registre des paiements versés par votre locataire, afin de ne pas être pris au dépourvu.
Si vous ne répondez pas à la demande du locataire ou si vous refusez d’envoyer une quittance de loyer, vous êtes en faute et vous exposez à un recours. Le locataire pourra s’adresser au tribunal d’instance afin de vous obliger à produire la quittance (injonction de faire). Il pourra également demander des dommages et intérêts si le défaut de quittance entraîne un préjudice (par exemple, s’il n’a pas été retenu pour une nouvelle location à cause de l’absence de quittance ou si l’aide au logement lui a été refusée).
